¿Durante cuánto tiempo debo guardar las facturas?

alquiler-almacenes-todokb-Pamplona (5) Como personas físicas solemos guardar facturas y documentación (el agua, la luz, el móvil…) para un control personal del gasto y la economía doméstica. Debido a ello, acumulamos en casa una gran multitud de papeles que terminan por ocupar un valioso espacio. Como empresa o autónomo, como bien debes saber, se necesitan comprobantes de todas las facturas y tickets tanto de ingresos como de gastos para poder desgravártelas y porque hacienda puede llamar a tu puerta y realizar una inspección. Estamos en la era digital; pero a pesar de todo muchos de los papeles que recibimos en nuestro buzón son “legalmente exigibles”, es decir, que no podemos deshacernos de ellos rápidamente.

¿Qué facturas se deben conservar?

Todas las facturas emitidas a terceros así como aquellas que se han recibido.

¿Es obligatorio guardar las facturas en papel?

La Agencia Tributaria dice textualmente: ”Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.” No hay obligación de archivar en papel, pero siempre es recomendable guardar los originales ante cualquier problema o imprevisto que pudiera surgir con la transacción o la veracidad de la factura ante Hacienda.

¿Qué hago con las facturas de papel?

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 dice: “Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.” Por tanto, podrás deshacerte de las facturas en papel si estás en condiciones de garantizar al inspector que la copia digital es exacta a la original y nos indican que hay que utilizar un software de digitalización certificado por la Agencia tributaria.

 ¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

La normativa para la conservación de facturas según el Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto. Pero tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás ya que la renta que se presenta por ejemplo en el 2014 fue la correspondiente al ejercicio 2013. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.   Así que ya sabes, todos los ciudadanos españoles tenemos la obligación de conservar las facturas durante este periodo por lo que tenlas siempre todas controladas ¡nunca se sabe!. En TodoKB almacenamos tu documentación durante todo este tiempo. Ven a visitarnos, TodoKB selfstorage, alquiler de trasteros y almacenes en Pamplona.